If employees see that their management team is putting in the work to develop them professionally, help them succeed with their goals, and reward performance on a consistent basis, then they are more incentivized to both stay with the company and work harder.
Performance management: an introduction
If people are the greatest creators of value in organisations, then good performance management is critical for an organisation’s success. Employees need to understand what’s expected of them, and to achieve those goals they must be managed so that they’re motivated, have the necessary skills, resources and support, and are accountable. Performance management aims to monitor, maintain and improve employee performance in line with an organisation’s objectives. It’s a not a single activity, but rather a group of practices that should be approached holistically.
This factsheet explores critical aspects to get right in performance management, as well as recent changes in thinking. It summarises some of the main tools used in performance management, including objective setting, performance ratings, performance appraisals and feedback, learning and development, and performance-related pay.
The purpose and goals of performance management
These performance management goals show a clear path from the developing of goals to the rewarding of increased accomplishment. If one of these performance management objectives is not done well, then the others will suffer as a result.
Performance management has a multitude of benefits for employees and managers, as well as for the company as a whole. If a company can successfully create an environment of engagement where customers are equally engaged by employees on the front line, their outcome is even better.
When organizations successfully engage their customers and their employees, they experience a 240% boost in performance-related business outcomes compared with an organization with neither engaged employees nor engaged customers.
– Gallup
- Having well-defined roles and performance standards makes hiring an easier process, as candidates know what is expected of them, and HR can more easily understand if a candidate is a right fit for the role.
- Those well-defined roles and standards make training easier, as trainers know exactly which areas need to be covered, and which information is nonessential.
- Consistent developing and revisiting of goals ensure that the organization keeps up with changing market forces easily, and reacts quickly as a whole, regardless of the size of the organization.
- Clear expectations and roles set employees up for achieving goals from the start, providing a springboard to success.
- Employees who feel that their company is invested in their success stay with their companies, increasing employee retention.
- Consistent feedback and coaching from managers lead directly to increased engagement from employees while developing the ability to provide good coaching and feedback leads to more skilled managers.
- As employees become more skilled, they can move up through the company, creating a leadership pipeline.
- Productivity will increase thanks to increased engagement, clear goals and upskilling of employees.
- Employees remain incentivized to perform long-term, as they are properly rewarded for their hard work.
15 Employee performance management best practices
While performance management can sound deceptively simple, with just four steps as outlined above, the process itself is very complicated. That’s why we have put together this list of best practices for performance management.
1. Identify the goals of your performance management initiatives
2. Define and describe each role
We mentioned this above, but it bears repeating. It is much harder for an employee to be successful if they don’t know exactly what is expected from them, how they should do it, and what the end result should look like.
3. Pair goals with a performance plan
As you set goals, develop a performance plan to go alongside. Year-long goals often fail, as they are too large and employees can get overwhelmed before they start. A performance plan helps them visualize their path, making it much more likely that they will meet their goal.
4. Monitor progress towards performance targets
5. Coaching should be frequent
The point of coaching is to help identify and solve problems before they get too big. If it’s not frequent, it’s not going to help at all. Monthly or quarterly meetings should be held to help keep employees on the right track.
6. Use guidelines to your advantage
Guidelines should be created for each role as part of the first stage of the performance management cycle. These policies or guidelines should stipulate specific areas for, or limits on, opportunity, search and experimentation. Employees do their jobs better when they have solid guidelines to follow.
7. Build a performance-aligned culture
Make sure your workplace has shared values and cultural alignment. A sense of shared values, beliefs and expectations among employees creates a more harmonious and pleasant workplace. Employees should be committed to the values and objectives outlined, and exemplified by, top management.
8. Organize cross-functional workshops
This helps employees – and managers – understand what other departments do, how they think and what their strengths and weaknesses are. They can discover something new and find new connections, which can help them in future work.
9. Management should offer actionable feedback
During these coaching meetings, tensions can arise if the feedback is not given in a constructive, actionable manner. It is not very important to look backward and point fingers, rather management should guide employees towards future success.
10. Keep it professional, not personal
Giving less-than-stellar feedback is hard on both managers and employees, it’s one of the reasons that performance appraisals tend to be a least-liked task. Managers should make sure to keep feedback professional and remember to focus on behavior, rather than characteristics.
For example, pointing out that David regularly turned in important reports late is feedback about a behavior. Saying that David is lazy, and that’s why the reports were often late is feedback about a characteristic. One of these can help an employee own their role in a project’s success (or lack thereof) and the other will make them defensive instantly.
11. It’s not only employees that need training
Management should be trained too. Coaching and offering good feedback are not easy jobs, which is why there are so many specialist coaches out there. For managers to be able to lead well, they should be trained in these skill sets.
12. Take advantage of multiple-source feedback
Ask employees to write feedback for each other. This will give management a more holistic view on employee performance, understand the challenges that teams are facing, and be able to better offer feedback.
13. Don’t depend only on reviews
14. Problems are not always employee-based
It can be easy to assume that problems are always caused by employees, but that simply is not the case. Problems can arise from external factors such as availability of supplies, internal processes that are causing issues, or organizational policies. Seek out the source of problems as precisely as you can in order to fix them.
15. Recognize and reward performance publicly and frequently
Management cannot expect employees to stay motivated if they are never rewarded, yet many companies overlook this key step. Make sure that employees are compensated and recognized for their hard work, and they will continue delivering for your organization.
How to Manage Employee Performance Effectively
It’s much harder for an employee to be successful if they don’t know what’s expected of them. This is why goal setting is so important to effective performance management, providing clear, realistic, and measurable goals that are personalized for an employee to understand the manager’s expectation. Personalization is incredibly important, since the goals need to be relevant to the specific employee in order to ensure employee engagement.
While not everything can be tracked, what matters is that measurements reflect the contributions of the employee. If the employee doesn’t buy into the measurements, they won’t inspire them to perform at their best. To get the best performance from employees, managers have to help them feel engaged in the work and committed to the success of the organization.
Substantial benefits can be gained when an organization measures employee performance. Not only does it gauge progress and support continuous learning, but the results can be used to identify achievements and make adjustments along the way. Performance measurement also provides essential feedback to improve decision-making in all levels of an organization.
After employees and managers have set goals and measured them, the conversation doesn’t stop there. To maximize performance, the lines of communication need to remain open. The purpose of this ongoing dialogue is to manage performance continually, so any potential performance problems are caught early.
Successful performance management involves frequent, in-depth conversations that center on how both the employee and manager view the employee’s performance and development. The conversations should focus on past performance as well as future goals.
Timely feedback is the best way to confirm an employee’s performance while also shaping their work effectively. The purpose of these conversations is to inform, enlighten, and suggest improvements where needed. When employees receive regular feedback from managers—rather than just a few to-do items or critiques—it creates a stronger relationship that can produce better results. It’s also an opportunity for both the employee and manager to make observations. Unlike the traditional review process, in a performance management system, feedback goes both ways. Managers should give feedback and ask for it in return.
Being flexible allows managers to be more effective when working with diverse employees and responding to a variety of situations. So, to truly excel at performance management, it’s important for managers to understand the needs of the situation and adapt to meet those needs.
Whether you’re already a leader in your organization, or you aspire to be one, implementing a performance management process can be key in helping your company and its people thrive. If you’re ready to start or grow your career in management, WGU offers a variety of online degree programs that can prepare you with the tools and skills to succeed in the world of business management.
Authorship:
https://www.cipd.co.uk/knowledge/fundamentals/people/performance/factsheet
https://www.valamis.com/hub/performance-management
https://www.wgu.edu/blog/performance-management2105.html
Performance management
Für den großen HR-Wissenstest haben drei Professoren zusammen mit der Redaktion des Personalmagazins knifflige Fragen in sechs Themenbereichen von HR zusammengestellt. Sechs Wochen lang konnten Personaler ihr Fachwissen damit online prüfen. Nun liegen die Ergebnisse vor.mehr
Performance Management – Ziele, Definition und Maßnahmen
Organisationen investieren Millionen an Euros und tausende von Stunden in ihr Performance Management. Ziel ist es, durch die richtigen Weichenstellungen, die Leistung des gesamten Unternehmens zu verbessern. Doch oftmals herrschen veraltete Strukturen vor.
Unter Performance Management versteht man die Steuerung und Kontrolle der Unternehmensleistung. Mit anderen Worten: Beim Performance Management steht die Messung der Leistung im Mittelpunkt. Leistung wird anhand eines leistungsorientierten Gesamtkonzeptes aktiv erzeugt. Ein Unternehmen lässt sich in verschiedene Leistungsebenen einteilen: So kann die Performance zum Beispiel auf Mitarbeiterebene, Teamebene oder Abteilungsebene gemessen werden. Leistungsmanagement nimmt mehrere Dimensionen in den Blick und ist organisationsübergreifend ausgerichtet. Doch wie wird "Leistung" in einem Unternehmen analysiert? Meist werden die Zeit zur Erbringung einer Leistung sowie die dafür eingesetzten Ressourcen genauer unter die Lupe genommen.
Redenen om te starten met performance management
Er zijn verschillende redenen waarom het loont om te starten met performance management. Goed toegepast kan de werkwijze jouw organisatie namelijk naar een hoger niveau tillen. De belangrijkste voordelen van performance management op een rij:
1. Duidelijkheid over resultaten en doelen
Dankzij performance management krijgt iedereen binnen de organisatie meer inzicht in te behalen doelen en resultaten. Dat geldt zowel op afdelings- als werknemersniveau. Prestatiemanagement voorziet in het maken en vastleggen van concrete afspraken. Door de voortgang goed te bewaken en tijdig bij te sturen, wordt er doelgericht een bijdrage geleverd aan het realiseren van organisatiedoelen.
2. Meer betrokkenheid
Goed performance management vergroot de betrokkenheid van medewerkers bij je organisatie en bedrijfsdoelstellingen. Als medewerkers weten wat de plannen en doelstellingen zijn, en actief worden betrokken bij het realiseren ervan, voelen ze zich gewaardeerd en ontstaat er meer ruimte voor eigen initiatief en zelfontplooiing.
3. Inzicht op alle niveaus
Omdat performance management ervoor zorgt dat doelen en plannen binnen het gehele bedrijf worden gedeeld, zie je sneller of er sprake is van problemen of inconsistenties. Omdat je in één oogopslag kunt zien hoe de organisatie, een afdeling of een individuele medewerker presteert, win je aan wendbaarheid.
4. Meer sturingsmogelijkheden
Continue feedback vormt een belangrijk onderdeel van performance management. Het voordeel hiervan is dat medewerkers meer grip krijgen op hun werkzaamheden. Ze krijgen meer inzicht in hun eigen functioneren en kunnen dus ook sneller bijsturen als een proces niet volgens plan verloopt. Bovendien kunnen ze hun persoonlijke ambities gemakkelijker kenbaar maken bij leidinggevenden.
5. Een fijnere werkomgeving
Gemotiveerde werknemers hebben plezier in hun werk en zijn loyaler dan ontevreden medewerkers. Een eerlijke en goede evaluatie heeft, in combinatie met meer kennis van organisationele doelen, een positieve uitwerking op de moraal, het zekerheidsgevoel (door tussentijds en op gezette tijden te evalueren hebben mensen minder snel het gevoel dat ze onverwacht ontslagen kunnen worden) en het zelfvertrouwen van medewerkers. Het resultaat? Een prettige en ontspannen werkomgeving die weer leidt tot een hogere output per medewerker.
Het proces
Hoe ziet het performance management proces er uit in de dagelijkse praktijk? Het belangrijkste aandachtspunt is een systematische aanpak. Het proces houdt namelijk meer in dan alleen het eenmalig benoemen van doelen en resultaten. Voortdurende monitoring is daarom essentieel voor het succes van performance management.
Daarnaast is het belangrijk om te beseffen dat performance management geen klassiek top-downproces is. Integendeel, het werkt alleen als werknemers actief worden betrokken bij het kiezen en formuleren van de doelstellingen. Hetzelfde geldt voor het bewaken van de voortgang van die organisatiedoelen.
Hoewel performance management op meerdere manieren kan worden ingevuld (en er dus geen universele toepassing van de werkwijze is), is het wel mogelijk om een aantal cruciale stappen binnen het performance managementproces te onderscheiden:
Stap 1: Doelen formuleren en verifiëren
De eerste stap is het formuleren van de belangrijkste organisationele doelstellingen en strategieën. Waar staan we? Waar willen we heen? En wat is er nodig om dit te realiseren? En welke factoren in de visie/missie zijn essentieel voor de levensvatbaarheid van de organisatie?
Stap 2: Performance planning
Tijdens de volgende fase ga je doelstellingen koppelen aan concrete werkwijzen en verbetertrajecten. Welke methoden ga je gebruiken om bedrijfsprocessen te verbeteren? Welke tools geef je medewerkers om hieraan bij te dragen? En hoe ga je hun performance en die van belangrijke bedrijfsonderdelen meten?
Stap 3: Uitvoeren
Nu ga je de gemaakte modellen toepassen in de praktijk. Verbeteracties worden uitgevoerd en continu tegen het licht gehouden. Sturen en verbeteren wordt zowel op collectief als individueel niveau de mindset binnen de gehele organisatie. Een vaste cyclus voor plannen, functioneren en beoordelen is de beste manier om de implementatie van performance management concreet vorm te geven.
Stap 4: Monitoring en analyse
Bij performance management is het belangrijk om voortdurend de vinger aan de pols te houden. Monitoring is dan ook een essentieel onderdeel van het proces. Worden belangrijke doelstellingen structureel gehaald? Werken de doorgevoerde veranderingen? En voelen medewerkers zich prettig in hun rol?
Stap 5: Bijsturen
Performance Management: Systeme zur Leistungsabhängigen Vergütung
Die Idee hinter einer leistungsabhängigen Vergütung (häufig auch "variable Vergütung" genannt) ist es, im Rahmen des Performance Managements ein Anreizsystem zu schaffen, das die Motivation der Mitarbeitenden und damit deren Leistung erhöht. Es gibt eine Vielzahl an Modellen der leistungsorientieren Vergütung. Leistungsorientierte Vergütung ("Pay for Performance") eignet sich jedoch nicht für alle Positionen und Mitarbeitergruppen. Fraglich ist außerdem, ob sich die Verknüpfung von individueller Leistung mit variablen Vergütungsbestandteilen überhaupt auf die Motivation auswirkt. Derzeit geht der Trend dahin, den Individualbonus zugunsten eines Teambonus oder anderer Kollektivboni abzuschaffen.
Um den Performance Management Prozess digital abzubilden, setzen viele Unternehmen Software ein. Es gibt spezialisierte ("standalone") Performance-Management-Lösungen. Häufig sind Module für das Performance Management auch Bestandteil einer integrierten Talent Management Software oder eine HCM-Suite. Performance Management Software wird in der Regel von der HR-Abteilung implementiert, um Führungskräfte bei allen Aktivitäten rund um den Performance Management Prozess zu unterstützen, zum Beispiel bei der Dokumentation von Zielvereinbarungen, Performance Reviews oder Personalentwicklungsmaßnahmen.
Agiles Performance Management: Das OKR Modell
Der oben beschriebene Performance Management Prozess beruht, wie eingangs erwähnt, auf Peter Druckers Konzept des "Management by Objectives" (Führen mit Zielvereinbarungen). Dieses Konzept ist nun allerdings bereits über 60 Jahre alt und passt nur noch bedingt in die heutige Arbeitswelt. Im Zuge der Digitalisierung und der Transformation hin zu einer agilen Organisation, wenden sich daher immer mehr Unternehmen vom Konzept des MbO ab und führen stattdessen OKR als neue Methode des Ziel- und Performance Managements ein. OKR steht für "Objectives & Key Results".
Auf den ersten Blick ähneln sich beide Konzepte, es gibt jedoch entscheidende Unterschiede. Während die Ziele bei MBO quantitativ und oft als KPIs formuliert sind, bestehen OKRs aus qualitativen Objectives, die durch Key Results in quantitative Schlüsselergebnisse gegliedert werden. Ein weiterer wichtiger Unterschied zwischen OKR und klassischem "Führen mit Zielen" ist, dass die Zielerreichung im OKR-Modell nicht mit einem monetären Anreizsystem verknüpft ist. OKR als Methode des Performance Managements findet vor allem in agilen Unternehmen Anwendung. Unter anderen setzen Google, Twitter und Linkedin das OKR Modell ein.
Von Best Practice lernen: Was macht modernes Controlling aus? Das zeigten die Vortragenden beim Controlling & Performance Management Dialog in Frankfurt. Im Fokus standen Unternehmenssteuerung im Private Equity Umfeld, der Wandel vom Pipeline- zum Plattformmodell, Optimierungsbedarfe in Lieferketten sowie die Balance zwischen Performance- und Risiko-Management.mehr
Welche Aufgaben stehen bei den Controlling-Verantwortlichen oben auf der Agenda? Aus Interviews mit Controlling-Expertinnen und -Experten aus der Schweiz haben Ulrich Egle und Imke Keimer 8 große Controlling-Trends für 2022 herausgearbeitet. mehr
Wie sieht eine zeitgemäße Organisation des Controllings aus? Welche Prozesse im Controlling lassen sich eher standardisieren und organisatorisch separieren, welche erfordern eine mehr kreative und strategische Herangehensweise im Sinne eines Business Partnerings? In der aktuellen Kolumne werden anhand zweier interessanter Lösungen aus der Praxis erste Antworten gegeben.mehr
Die Studienlage zur Leistung von Teams ist verglichen mit der Arbeit Einzelner umfangreich und geprägt von einer Vielzahl unterschiedlicher Effekte, deren Bedeutung je nach Teamaufgabe oder Umfeld variieren kann. Der Beitrag stellt den Stand der Forschung zu Motivationsgewinnen oder Motivationsverlusten durch Teamarbeit dar.mehr
Teamerfolg hängt nicht nur von der Auswahl der richtigen Teammitglieder oder der Zuweisung von Teamrollen ab. Psychologische Sicherheit ist ein zentraler Faktor für den Teamerfolg. Dieser Beitrag beschäftigt sich mit der wissenschaftlichen Evidenz zur psychologischen Sicherheit.mehr
Der Markt für HR-Software dürfte in den kommenden Jahren kräftig zulegen. Vor allem das Bemühen um eine bessere Employee Experience für die Beschäftigten und eine bessere Candidate Experience bei der Personalakquise treibt die Entwicklung voran. Hinzu kommt, dass HR-Software die immer flexiblere und agilere Arbeitsorganisation angemessen abbilden und unterstützen soll.mehr
Mit dem Voranschreiten der digitalen Transformation verändern sich nicht nur die Steuerung des Unternehmens, sondern auch Geschäftsmodelle und Prozesse. Die Anforderungen an den Aufgabenreich des Controllers gestalten sich neu. Paul Kappe zeigt, wie der Controller-Bereich des Personaldienstleisters HAYS fit für die Zukunft gemacht werden soll.mehr
Die Autoren geben in diesem Beitrag einen Überblick zum Stand der Forschung zur Effektivität von Performance Management. Ausgangspunkt ist die übergreifende Frage, ob Performance Management überhaupt einen positiven Einfluss auf den Organisationserfolg hat. mehr
Authorship:
https://www.agentur-jungesherz.de/hr-glossar/performance-management-ziele-definition-und-massnahmen/
https://www.ag5.com/nl/performance-management/
https://www.haufe.de/thema/performance-management/
Performance management
The performance journal contains an additional feature, Send feedback. When you select Send feedback, you can choose an employee and provide feedback about that employee via email. The message is sent to the employee who the feedback is about , that employee’s manager, the employee who’s sending the feedback, and that employee’s manager. A performance journal entry is created for each person who receives the feedback message.
Performance management: an introduction
If people are the greatest creators of value in organisations, then good performance management is critical for an organisation’s success. Employees need to understand what’s expected of them, and to achieve those goals they must be managed so that they’re motivated, have the necessary skills, resources and support, and are accountable. Performance management aims to monitor, maintain and improve employee performance in line with an organisation’s objectives. It’s a not a single activity, but rather a group of practices that should be approached holistically.
This factsheet explores critical aspects to get right in performance management, as well as recent changes in thinking. It summarises some of the main tools used in performance management, including objective setting, performance ratings, performance appraisals and feedback, learning and development, and performance-related pay.
Kritik am traditionellen Performance Management
Doch es hakt an manchen Stellen: Gleichzeitig ist nur ein Drittel (34 Prozent) aller befragten Manager der Ansicht, dass das derzeitige Performance Management die Erfüllung der Geschäftsziele auch wirklich effektiv unterstützt. Auch die Belegschaft selbst sucht nach einem besseren Weg: 89 Prozent der Mitarbeiter glauben, dass sich ihre Leistung deutlich verbessern würde, wenn das Performance Management innerhalb ihres Betriebs verändert würde.
Sie sind sich einig: Performance Management kann im Digitalzeitalter nur funktionieren, wenn es erheblich agiler und flexibler wird. Es besteht also ein wachsender Bedarf, neue Ansätze auszuprobieren, statt sich auf veraltete Strategien und Vorgehensweisen zu verlassen. Und Handeln tut Not. Immerhin geht es beim Performance Management um nichts Geringeres als um die Zukunftsfähigkeit einer Organisation.
Ziele und Unternehmensziele im Einklang
Klassisch werden die Ziele, die der einzelne Mitarbeiter erfüllen soll, direkt von den Unternehmenszielen abgeleitet. Der Hintergedanke dabei ist, dass der Angestellte auf diese Weise sein ganzes Know-how im Sinne des Unternehmens einsetzt und dieses beim Erreichen von geplanten Innovationen oder Entwicklungen maximal unterstützt.
Die vereinbarten Ziele gelten für ein Geschäftsjahr und werden vom Linienvorgesetzten vorgegeben und nach Ablauf der Jahresfrist in einem Mitarbeitergespräch überprüft. Doch insbesondere agilen Bereichen stößt dieses Prinzip zunehmend an seine Grenzen. Denn gerade in digitalen Umfeldern können sich Arbeitsbedingungen sehr schnell ändern. Hier sind die Märkte unkontrollierbar schnelllebig geworden und waren nie unberechenbarer.
Workflow for performance management
You can use the Worker Review workflow to control the approval of a review. You can also choose to skip the automated workflow and manually change the status of the review, which allows you to create simpler documents like a one-on-one without having to use the workflow process. Access to a review is controlled by the status of the review, as follows:
After the employee selects Begin review, the review is set to In progress. The employee then begins to add content. At this point, the manager can no longer view the review document.
The manager changes the status to Final review, so that both the manager and the employee can see the review and discuss it. You can specify in the parameters whether the review can be edited at this point. This step is also optional if the manager simply wants to share the review with the employee and mark it as Complete when they’re finished.
Approve review. Add this element to control the status change from In progress to Ready for review. Change the assignment to use the managerial hierarchy where Employee.line manager level = 1.
Final review. Add this element to control the status change from Ready for review to Final review. Change the assignment to use the managerial hierarchy where Employee.line manager level = 1 if you want the manager to approve the final review. Change the assignment to Workflow user if you want the employee to approve it. If you want both the manager and employee to approve it, add two steps in the workflow and make the appropriate assignment for each step in the order that you want the approvals to follow.
Setup
Three pages help set up the information that’s required to complete the performance process: Measurements, Performance journal source types, and Review types.
Measurements
Use the Measurements page to create standard measurements that will be used on the Performance goals and Reviews pages. You can create measurements that are dates, amounts, quantities, percentages, or measurements that are based on a rating model.
Performance journal source types
Performance journal source types describe where the performance journals come from. You can see whether a journal item will be viewed by default by the manager only, the employee only, or both the manager and the employee. You can’t disable source types at this time.
Review types
Review types control the behavior of a review. You can enable or disable workflow for a review. If the review doesn’t use workflow, you can define the default status that will be used when the review is created. You can also decide if the employee, the manager, or both will be required to sign off on the review.
Authorship:
https://www.cipd.ie/news-resources/practical-guidance/factsheets/performance-management
https://www.agentur-jungesherz.de/hr-glossar/performance-management-ziele-definition-und-massnahmen/
https://docs.microsoft.com/en-us/dynamics365/human-resources/hr-develop-performance-management-overview